El pasado 12 de mayo de 2019, entró en vigor en España el registro de jornada laboral con el que las empresas tienen la obligación de tener un control efectivo del número de horas que realizan sus empleados.
No existe una normativa que especifique el mecanismo concreto mediante el cual se deba registrar las horas de trabajo de los empleados. Existen muchas formas de poderlo realizar y multitud de software para realizarlo, pero desde funcionesexcel queremos mostrarte un modelo de hoja de cálculo muy sencillo con el que tus trabajadores pueden indicar la hora de entrada y salida del trabajo para así poder realizar un cómputo de horas trabajadas.
La práctica consistirá en una hoja de Excel que entregaremos a cada uno de nuestros empleados en la que deberán introducir la hora de entrada y la hora de salida de cada día laboral.
La hoja controlará el número de horas trabajadas y lo contrastará con la cantidad de horas que debe trabajar cada empleado. Supondremos que en nuestra empresa se trabaja 8 horas y media de lunes a miércoles, 8 horas los jueves y 6 horas y media los viernes.
De esta forma el trabajador podrá ver claramente si nos debe horas o por lo contrario está haciendo horas extras.
Además, la hoja contabilizará, pasadas las 160 horas de trabajo mensual (40 semanales), la hora extra trabajada a 14€/hora. Así, verá cuánto deberá percibir cada uno de los meses en concepto de horas extras.
A esta hoja deberá tener acceso la persona responsable de recursos humanos para así verificar que el trabajador introduce de forma correcta las horas de entrada y salida de su jornada laboral.
Veamos paso a paso cómo hemos preparado esta hoja.
Las celdas A2, A3, A4 y A5 las hemos reservado para la identificación del empleado
De la celda A6 hacia abajo introduciremos los días del mes. Recuerda que simplemente introduciendo el primer día y arrastrando hacia abajo desde la esquina inferior derecha se introducirán todos los días del mes de forma correlativa.
Ahora, y para que le sea más sencillo al trabajador ver en qué día de la semana se encuentra, introduciremos la función que nos mostrará el día de la semana al que corresponde cada una de las fechas. Esta función es la siguiente y la encontrarás explicada con más detalle en la práctica ‘Días de la semana’
=ELEGIR(DIASEM(A6;2);"Lunes";"Martes";"Miércoles";"Jueves";"Viernes";"Sábado";"Domingo")
La escribiremos en la celda B6 y la arrastraremos hacia abajo para cumplimentar todos los días de la semana de este mes.
Si queremos y para que sea más visual, podemos seleccionar los festivos y marcarlos en rojo.
Ahora introduciremos los literales ‘Entrada’, ‘Salida’, ‘Total jornada’, ‘Jornada laboral’, ‘Debes’, ‘Horas extras’ en las celdas que ves en la imagen.
Ya tenemos encaminada nuestra hoja para introducir las primeras fórmulas.
Recuerda que para trabajar con horas y días y saber la diferencia que hay entre ellas es tan sencillo como poder realizar operaciones matemáticas entre ellas.
De esta forma en la celda E6 que sería el cálculo de diferencia de horas entre la Entrada y la Salida tan solo deberemos escribir la fórmula =D6-C6
De tal forma que si en la celda C6 introducimos 8:00 (las 8 en punto) y en la celda D6 escribimos 16:30 (es recomendable utilizar un formato de 24 horas para así poder hacer mejor la resta entre horas. El resultado que aparecerá será de 8:30
Si aparece un formato número deberás seleccionar todas las celdas dónde pondrás las horas y donde aparecerán resultados y convertirlas en formato ‘Hora’. El formato mostrará horas, minutos y segundos. El usuario solo deberá introducir la hora y los minutos separados por dos puntos (:)
En la columna de ‘Jornada laboral’ introduciremos el total de horas que debe realizar cada empleado según el día de la semana. En nuestro caso lo hemos definido anteriormente, pero cada empresa puede decidir el suyo.
Bien… ahora empezaremos realizando el computo de horas que debe el usuario. Este resultado aparecerá en caso de que el usuario realice menos horas de las estipuladas y para ello realizaremos una resta entre las horas estipuladas en la ‘Jornada laboral’ y el ‘Total jornada’. Este resultado lo mostraremos en la columna de ‘Debes’.
En la celda G6 introduciremos la función =SI(E6>F6;"";F6-E6)
Con la función SI preguntaremos si el total de la jornada es mayor que la jornada laboral. Si fuera mayor, primer argumento de la función, haremos que no se muestre nada en esta celda, así indicaremos que se han realizado más horas de las establecidas. En caso de que no sea mayor, lo que mostraremos es la resta entre las horas de la jornada laboral y el ‘total jornada’ con lo que mostraremos el número de horas que se han trabajado.
Ahora calcularemos las horas extras que ha realizado el trabajador cada uno de los días. Esto se haría utilizando la siguiente fórmula y podríamos decir que es lo contrario que la anterior.
En la celda H6 escribiremos la función =SI(E6>F6;E6-F6;"")
De tal forma que preguntaremos si el total de la jornada es mayor que la jornada laboral, con lo que, si es así, realizaremos la resta entre dichos valores para mostrar el número de horas de más que ha realizado el trabajador. Si no fuera así, dejaremos la celda en blanco.
Hay que fijarse que una vez rellena la Entrada y la Salida una de las dos celdas deberá mostrar datos.
Ahora ya podemos arrastrar los valores de las celdas G6 y H6 hasta el final para así tener todas las celdas rellenas y preparadas para hacer los cálculos.
En nuestro caso queda de la siguiente forma:
Ahora solo nos queda realizar los cálculos totales. Para ello introduciremos los siguientes valores tal y como mostramos en la imagen:
En la celda G3 introduciremos la función =SUMA(G6:G35) donde aparecerá el total de horas que debemos a la empresa. Al principio de mes, si hemos distribuido bien las horas, deberá aparecer 160 horas.
Es posible que no aparezca bien el valor, y es debido al formato de la celda. Deberemos situarnos encima de esta celda, ir a cuadro de formatos, escoger ‘Personalizada’ y entre todas las opciones que encontramos seleccionar [h]:mm:ss
Ahora para calcular el total de horas extras nos situaremos en la celda H3 e introduciremos la función =SUMA(H6:H35) y cambiaremos el formato igual que en el caso anterior.
En ‘horas a deber’ mostraremos el valor cuando el usuario todavía debe horas a la empresa (hasta llegar a 160) con la función: =SI(G3>H3;G3-H3;"")
Su lógica es la misma que en el caso de la función Debes en cada uno de los días.
En ‘Diferencia’ mostraremos el total de horas en caso de que el usuario realice más horas de las estipuladas por la empresa, con lo que lo contabilizaremos como horas extras.
La función quedará de la siguiente forma: =SI(G3<H3;H3-G3;"")
En la celda K3 pondremos el valor de las horas extras en formato € en nuestro caso 14€
Y ya por último nos queda el cómputo de cuánto debemos pagarle al empleado en caso de que al finalizar el mes haya realizado más horas de lo establecido.
Para ello en la celda L3 introduciremos la función =SI(J3<>"";K3*HORA(J3);0) con lo que extraeremos el valor horas de la celda J3
Con esto finalizamos la práctica y os dejamos el enlace para que os podáis Jornada laboral.
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