La forma de ordenar datos en varias columnas es muy parecida a la forma de ordenar datos en una columna, pero ahora podremos escoger que columna o columnas queremos que sea la que marca la ordenación de nuestra tabla de datos.
Para realizar la ordenación selecciona cualquier de las celdas que forma parte de la tabla de datos. En nuestro caso vamos a trabajar con un listado en el que en la primera columna encontramos ‘Nombres’, en la segunda ‘Teléfonos’ y en la tercera la ‘Población’
A continuación, accede al menú: ‘Datos’ -> ‘Ordenar’
Nos aparecerá una ventana de diálogo
En ella podremos seleccionar si la lista de datos que quieres ordenar tiene o no encabezados (suele ser la primera celda y es la que nos identifica con que tipo de datos estamos trabajando). Si contiene un encabezado esta primera celda no formará parte de la ordenación de datos y los datos que se ordenarán serán de la siguiente celda hasta el final.
Es importante resaltar que Excel seleccionará de forma automática toda la tabla hasta que encuentra una celda en blanco, tanto hacia abajo, como hacia la derecha o izquierda, para así tener delimitada toda la tabla de datos. Si la tabla contiene celdas en blanco deberemos realizar la ordenación de otra forma que veremos más adelante.
En la opción ‘Columna’, nos aparecerá el encabezado de la primera columna de la tabla de datos.
En el desplegable ‘Ordenar según’ podremos ordenar los datos de la columna según ‘Valores’, ‘Color de la celda’, ‘Color de la fuente’ o ‘Icono de celda’.
En ‘Orden’ podremos seleccionar, en caso de ser valores numéricos, si queremos que sea ‘De menor a mayor’, ‘De mayor a menor’ o según ‘Lista personalizada…’ que nos puede ayudar a seleccionar días de la semana o meses según tablas que tiene ya predefinidas Excel. Nosotros podremos agregar nuevas listas que nos ayudarán a ordenar elementos según nuestra forma de trabajo o necesidades.
Si en la columna de datos tenemos valores alfanuméricos, podremos realizar una ordenación de ‘A a Z’ o de ‘Z a A’.
Si pulsamos sobre el botón ‘Opciones…’ todavía podremos afinar un poco más la ordenación pudiendo seleccionar si lo que queremos es ‘Ordenar de arriba abajo’, ‘Ordenar de izquierda a derecha’ y a la vez si queremos ‘Distinguir mayúsculas y minúsculas’.
Una vez ya hemos seleccionado como queremos que Excel realice la ordenación, solo tendremos que pulsar sobre el botón ‘Aceptar’ y se realizará la ordenación.
Lo interesante de una ordenación con varias columnas es que podemos pedirle a Excel que primero realice una ordenación de una columna y que tenga en cuenta una segunda columna de ordenación para poner un valor en primer o segundo lugar. Por ejemplo… en nuestro caso es interesante poder realizar una ordenación por Población y si se repiten valores con una misma población, nos ordene estos valores por orden del nombre, así tendremos una tabla ordenada por múltiples valores.
Esto se haría de la siguiente forma.
En la ventana ‘Ordenar’ indicaremos que deseamos ordenar por ‘Población’ y realizaremos la ordenación de forma descendente de la ‘A a Z’.
A continuación, pulsaremos en el botón con un + que aparece en la parte inferior izquierda de la ventana de diálogo.
Ahora en la ventana de diálogo nos aparecerá una segunda línea para determinar nuestra ordenación. En este caso escogeremos ‘Nombre’ y también de la ‘A a Z’
Al pulsar ‘Aceptar’ tendremos la tabla ordenada por la población y dentro de la misma población por el nombre.
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